Tahun 2018 ini bukan tahun yang mudah bagi pebisnis. Di tahun yang bisa dibilang tahun politik ini, banyak pebisnis yang memilih wait and see. Tidak hanya situasi politik, isu ekonomi juga menjadi tantangan bagi dunia bisnis, terutama karena pelemahan nilai rupiah dan daya beli masyarakat yang turun, menyebabkan banyak pengusaha memutar otak untuk menyiasati.

Kita berharap, perusahaan tempat kita bernaung dan berbisnis bisa terus survive kedepan. Karena pada dasarnya perusahaan yang bonafid adalah perusahaan yang kebal terhadap ujian zaman.

Tentu ada banyak cara untuk bisa bertahan di pasar persaingan yang semakin ketat ini. Dari sisi keuangan seperti perubahan harga produk dan jasa, restrukturisasi utang dan pinjaman, sampai pengetatan anggaran seperti pemotongan benefit karyawan/direksi dan pemutusan hubungan kerja bagi sebagian karyawan. Jika hal-hal ini tidak di lakukan, dikhawatirkan perusahaan akan bangkrut atau gulung tikar.

Hal diatas setidaknya dapat di hindari apabila perusahaan melakukan perencanaan yang baik dan mampu melihat outlook ekonomi ke depan. Seperti layaknya perencanaan keuangan, people agenda penting untuk direncanakan. Sebab, karyawan adalah aset utama perusahaan.

Merekalah yang akan menentukan ke mana arah perusahaan akan berkembang atau terpuruk. Selain itu, dari segi keuangan, people cost merupakan salah satu komponen terbesar biaya overhead perusahaan. Oleh karena itu, perencanaan karyawan wajib dilakukan dengan efektif untuk menemukan titik keseimbangan.

Pada titik inilah, karyawan dapat memberikan performa terbaiknya dengan biaya yang seefektif mungkin. Untuk itulah perusahaan perlu melakukan strategic workforce planning atau perencanaan strategis sumber daya manusia, dan akhir tahun seperti ini saat yang paling tepat untuk melakukannya.

Tujuan dari perencanaan SDM adalah, pertama, memberikan decision making yang tepat bagi perusahaan dalam hal sumber daya manusianya. Kedua, implementasi strategic workforce planning memberi perusahaan kemampuan untuk mengantisipasi hal-hal yang berpotensi mengancam keberlangsungan perusahaan baik internal maupun eksternal.

Strategic workforce planning selalu dimulai dari pertanyaan, Apa tujuan dan strategi bisnis? Ini merupakan langkah pertama yang tidak boleh dilewatkan dan menjadi penentu dalam keberhasilan perencanaan ke depan.

Dengan mengetahui apa tujuan bisnis, perusahaan akan mampu memetakan kebutuhan tenaga kerja pada posisi dan jabatan yang ada di perusahaan. Pun training apa saja yang dibutuhkan karyawan agar mampu mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Langkah berikutnya adalah melakukan analisa mendalam berbagai faktor eksternal yang dapat mempengaruhi keberlangsungan perusahaan, yakni politik, ekonomi, pasar tenaga kerja dan teknologi. Faktor politik yang dapat menjadi pertimbangan misalnya stabilitas politik nasional seperti pelaksanaan pilpres dan pilkada, serta program pajak pemerintah seperti program amnesti pajak beberapa tahun lalu.

Faktor ekonomi misalnya, inflasi dan daya beli masyarakat, serta nilai tukar rupiah. Nilai tukar rupiah yang fluktuatif bisa menjadi ancaman serius bagi perusahaan terutama jika sebagian besar hutang dalam bentuk dolar. Dengan merencanakan asumsi nilai tukar dan hedging yang tepat, perusahaan mampu menyiasatinya.

Untuk pasar tenaga kerja tentu faktor terbesar adalah kenaikan upah minimum yang seringkali menjadi momok bagi pengusaha, serta faktor teknologi misalnya, berkembangnya e-commerce. Untungnya saat ini pemerintah sudah punya formula permanen dalam menetapkan upah minimum. Sehingga kenaikan upah dapat diantisipasi dengan baik.

Semua faktor ini akan menjadi penentu keberlangsungan perusahaan dan dengan strategic workforce planning perusahaan dapat memetakan risiko serta peluang bisnis kedepan. Contohnya, jika pelanggan mulai beralih ke belanja online, perusahaan perlu mengubah fokus bisnisnya dan melakukan investasi pada digital marketing skills. Atau, jika upah minimum meningkat, namun penjualan di tahun depan di prediksi tidak akan meningkat dengan signifikan, perusahaan perlu merasionalisasi organisasi pada bagian yang tidak produktif.

Langkah ketiga adalah melakukan diagnosis internal perusahaan. Fokus utama pada bagian ini adalah talenta dan kompetensi.

Perusahaan perlu mencermati fenomena yang terjadi pada karyawannya. Contohnya, berapa persen karyawan yang resign dari perusahaan, bagaimana kondisi moral karyawan, apakah kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini sudah mencukupi untuk bersaingan di pasar, dan apakah jumlah karyawan saat ini sudah cukup untuk mengarungi persaingan.

Pertanyaan di atas sangat penting untuk dijawab dan mencari akar permasalahan agar strategi dapat diformulasikan. Sebagai contoh, jika pada tahun 2018 ada 5% karyawan yang keluar dari perusahaan, dan perusahaan perlu tumbuh 10% di tahun 2019, perusahaan tentu tidak cukup melakukan rekrutmen sebesar 5% dari total jumlah karyawan yang ada saat ini. Sebab, rekrutmen ini hanya akan mengganti karyawan yang keluar.

Perusahaan perlu melakukan tambahan rekrutmen 5%–10% lebih besar agar mampu mencapai ambisi di tahun 2019. Tidak hanya itu, perusahaan juga mampu untuk menentukan posisi-posisi kunci yang harus segera di isi dan mereduksi posisi-posisi yang dianggap tidak memberikan dampak maksimal bagi performa perusahaan.

Sebagai contoh, di era digital seperti ini, perusahaan perlu merekrut data scientist yang dapat mengolah big data pemasaran dan penjualan perusahaan. Rekrutmen untuk posisi-posisi yang tidak berdampak pada performa perusahaan seperti data adminstrasi dan lainnya bisa dikurangi.

Sejatinya, strategic workforce planning adalah konsep yang sudah cukup lama ada namun tampaknya kurang populer dilakukan karena terkesan memerlukan proses yang cukup rumit dan berbiaya tinggi. Padahal sebenarnya, perusahaan hanya perlu melakukan tiga langkah di atas dan tentu dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri. Sebab, perusahaanlah yang paling tahu kebutuhan ke depannya.

Jika strategic workforce planning dapat dilakukan perusahaan, tentu kejutan-kejutan yang terjadi di tahun depan dapat diantisipasi dan segera mencari solusi demi keberlangsungan perusahaan. Sekali lagi, akhir tahun adalah momentum yang tepat untuk melakukan strategic workforce planning, jangan terlewat.•

Prasidya Ilvan Yahdi Senior Manager HR Global Organisation Effectiveness and Analytics di Unilever

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News

Editor: Tri Adi