Sukses atau tidak pergelaran acara pasti dimulai jauh hari sebelumnya. Apapun acaranya, baik gathering internal karyawan, acara promosi, hingga acara penganugerahan yang diadakan oleh institusi, perlu persiapan matang.

Nah, di balik suksesnya acara tersebut, ada tangan-tangan kreatif yang mengaturnya. Belakangan, kebanyakan institusi atau perusahaan memang sudah tidak mau ribet dengan urusan event. Kebanyakan sudah menyerahkan pekerjaan ini ke pihak ketiga yang biasa disebut event management.

Di tangan event management, urusan acara, mulai konsep dan ide, pembuatan media kreatif yang digunakan, pengisi acara, hingga penyelenggaraan di lapangan, bakal tertangani. Alhasil, peluang bisnis dari event management ini memang cukup menggiurkan.

Salah satu pelaku bisnis ini adalah Independent Network Indonesia. Event management yang sudah ada sejak tahun 1999 di bawah naungan PT Independent Satu Indonesia ini sudah menangani acara-acara besar.

Misalnya, Kickfest, Move In yang diselenggarakan di Jepang hingga penyelenggaraan acara sepak bola dari PSSI. Sejumlah perusahaan yang sempat menjadi klien Independent adalah XL, Toyota, Suzuki, dan RCTI.

Ryan LH, Project Manager Independent Network menjelaskan, sebuah event management pada umumnya akan membantu proses dari konsep awal. "Kami akan brain storming dengan klien soal tujuan yang ingin dicapai," ujarnya.

Tahap ini adalah yang terpenting lantaran setiap konsep dan ide akan berpatokan pada tujuan yang ingin dicapai. Setelah itu, akan ada kesepakatan soal biaya dan barulah acara bisa berjalan.

"Biasanya, kami akan menanyakan besaran biaya dari klien," ujar Ryan. Dengan begitu, pembuatan acara bisa disesuaikan dengan budget.

Berdasarkan anggaran, sebuah acara bisa dikategorikan dalam tiga jenis. Acara kecil biasa memakan biaya Rp 200 juta hingga Rp 500 juta, acara menengah Rp 500 juta hingga Rp 1 miliar, dan acara besar di atas Rp 1 miliar. "Dalam satu bulan, kami biasa menangani sekitar empat acara," ujar Ryan.

Biasanya, sebuah acara memakan waktu mulai dua minggu hingga enam bulan. Waktu ini tergantung dari besar kecilnya acara. Ryan mencontohkan, pihaknya pernah menangani penyelenggaraan roadshow stasiun televisi di enam kota.

Acara seperti ini akan memakan waktu lebih lama karena menggunakan tempat yang berbeda dan membutuhkan sejumlah perizinan.

Bisnis kepercayaan

Dalam industri event management, tantangannya adalah bagaimana memberikan konsep sehingga suasana acara yang diinginkan menjadi berbeda. Oleh karena itu, Ryan menuturkan, industri ini harus dibangun semangat kreatif yang baik. "Karena itu, kami menyebut setiap acara itu karya," tuturnya.

Pemain lainnya adalah Creative Work yang berada di bawah PT Jojepoje. Creative Work didirikan Rio Hardi pada tahun 2002. Menurut Rio, tantangan yang biasa dihadapi dalam menyelenggarakan acara adalah penyesuaian acara dengan biaya.

Terkadang, pihaknya telah menyiapkan ide kreatif menggunakan media-media unik, namun terbentur dana karena klien tidak menyanggupi dari segi biaya. Karena itu, peningkatan atau penurunan kualitas juga ditentukan oleh kesanggupan biaya institusi. "Tetapi, kami berusaha memberikan solusi dan memberitahu plus minusnya sebuah pilihan," tutur Rio.

Namun terkadang, kendala ini justru membuat timnya mampu menemukan kreativitas baru dengan dana terbatas. Sebagai sumber inspirasi, tim Creative Work juga melakukan acara jalan-jalan bersama, sekaligus mencari referensi berbagai acara dan membahasnya dalam tim.

Hingga kini, Creative Work telah menangani sejumlah acara, seperti acara awarding CNI, Spektamerah Gudang Garam, dan A Mild Gebyar Raya Tour Sumatera di 64 titik. Semua acara ini sukses diselenggarakan oleh Creative Work.

Dalam satu bulan, Rio bisa mendapat order sekitar empat acara dengan rentang harga Rp 5 juta hingga Rp 1,2 miliar per acara. Selain Jabodetabek, Creative Work pernah menangani acara di Pekanbaru, Lampung, Samarinda, dan Padang.

Selain melalui internet, Creative Work juga berpromosi lewat direct selling dengan mendatangi perusahaan secara langsung. Selebihnya adalah dengan mengandalkan promosi mulut ke mulut dan mendapat order dari klien lama.

Rio menuturkan, bisnis ini adalah bisnis kepercayaan. Dengan begitu, kepuasan klien adalah yang utama agar usaha event management bisa terus berkembang. "Karena itu, prinsip kami adalah right timing, reasonable price, and excellent result," tutur Rio.

Sukses dan bagus tidaknya sebuah acara yang pernah diselenggarakan event management juga bisa terlihat dari keinginan klien untuk menggunakan jasa mereka lagi.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News

Editor: Havid Vebri