KONTAN.CO.ID - Keputusan mengganti office suite untuk bisnis seringkali bukan karena alasan teknologi semata. Penyebabnya bisa lebih umum, seperti tagihan lisensi yang naik setiap tahun, jumlah karyawan yang terus bertambah atau kurs rupiah yang membuat biaya langganan dalam dolar terasa makin berat bagi finansial perusahaan.

Google Workspace sudah lama jadi pilihan default banyak perusahaan Indonesia. Zoho Workplace hadir sebagai penantang dominasi mereka dengan fitur yang lebih lengkap dan harga lebih terjangkau bagi perusahaan di Indonesia.

Tiga hal yang layak dibandingkan sebelum manajemen memutuskan adalah fitur dasar, keamanan data, dan total biaya.

Fitur Kompetitif: Apa Saja yang Ditawarkan Zoho Workplace?

Pada dasarnya, keduanya menawarkan hal yang sama: email dengan domain perusahaan, kalender bersama, pengolah dokumen, spreadsheet, presentasi, chat, rapat daring, dan penyimpanan file cloud.

Google punya Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides, Chat, Meet, dan Drive. Zoho Workplace punya Zoho Mail, Calendar, Writer, Sheet, Show, Cliq, Meeting, dan WorkDrive, ditambah Zoho Vault sebagai pengelola kata sandi, Zoho Directory untuk manajemen identitas, dan Zoho Connect sebagai intranet internal di paket Professional, tiga aplikasi yang biasanya harus dilanggan terpisah di vendor lain.

Perbedaan mulai terasa pada detailnya. Antarmuka Zoho Mail memakai tata folder yang mirip Outlook, jadi karyawan dari ekosistem Microsoft biasanya cepat beradaptasi. Zoho juga punya Trident, aplikasi desktop yang menggabungkan email, kalender, chat, dan rapat dalam satu jendela.

Sementara Google mengandalkan browser. Keduanya bisa membuka dan menyimpan format Word, Excel, dan PowerPoint dengan rapi untuk dokumen sederhana, meski spreadsheet dengan formula kompleks tetap perlu diuji memakai file asli perusahaan.

Keamanan Data dan Kepatuhan UU PDP

Di tingkat fundamental, keduanya setara. Enkripsi data, autentikasi dua faktor, single sign-on berbasis SAML, kontrol perangkat, log audit, serta sertifikasi ISO 27001 dan SOC 2 tersedia di kedua platform.

Perbedaan muncul di distribusi fitur ke paket. Google menaruh Vault, yang menangani arsip email, legal hold, dan eDiscovery, hanya di paket Business Plus, sehingga perusahaan di sektor keuangan, asuransi, atau layanan kesehatan yang butuh kemampuan ini harus membayar di tingkat tertinggi.

Zoho menyediakan retensi email, eDiscovery, enkripsi S/MIME, dan kontrol akses perangkat mulai dari paket Professional, dengan harga jauh di bawah paket termurah Google.

Zoho juga menegaskan model bisnisnya tidak melibatkan periklanan dan tidak menjual data pelanggan ke pihak ketiga, baik di paket berbayar maupun gratis. Sehingga data pengguna lebih aman dari kemungkinan penyalahgunaan untuk kepentingan iklan maupun komersialisasi lainnya.

Harga Lebih Hemat: Selisih Biaya Zoho Workplace vs Google Workspace

Di sinilah jarak keduanya terasa makin jauh. Google Workspace menjual tiga paket bisnis: Business Starter US$7 per pengguna per bulan atau sekitar Rp125.000 dengan penyimpanan 30 GB, Business Standard US$14 atau sekitar Rp250.000 dengan 2 TB, dan Business Plus US$22 atau sekitar Rp390.000 dengan 5 TB, dengan asumsi kurs Rp17.800 per dolar AS.

Zoho Workplace jauh di bawahnya. Paket Standard di kisaran Rp41.000 dengan 30 GB email per pengguna ditambah kuota tim, dan paket Professional di kisaran Rp82.000 dengan 100 GB email per pengguna dan penyimpanan tim mulai 1 TB. Harganya sudah dalam rupiah, jadi tidak mengikuti fluktuasi kurs.

Langganan bulanan tanpa komitmen di Google sekitar 20 persen lebih mahal, dan paket Business-nya dibatasi maksimal 300 pengguna sebelum harus pindah ke Enterprise dengan harga negosiasi. Zoho tidak menerapkan batas serupa dan menyediakan uji coba 15 hari.

Sebagai ilustrasi, perusahaan dengan 200 karyawan yang memakai Google Workspace Business Standard membayar sekitar Rp598 juta per tahun, sementara Zoho Workplace paket Professional untuk jumlah pengguna yang sama berbiaya sekitar Rp256 juta.

Selisihnya lebih dari Rp340 juta atau penghematan lebih dari 50% per tahun, belum menghitung penghematan dari pengelola kata sandi dan intranet yang sudah termasuk dalam paket Zoho.

Zoho juga menawarkan fleksibilitas yang jarang ditemukan di kompetitor. Perusahaan bisa mencampur paket dalam satu organisasi, misalnya karyawan lapangan memakai paket email saja, staf kantor memakai Standard, dan manajemen memakai Professional. Skema ini memotong biaya lebih jauh dibanding satu paket seragam.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Zoho Workplace bisa menggantikan Google Workspace sepenuhnya? Untuk email, kalender, dokumen, chat, rapat online, dan penyimpanan file, jawabannya sangat bisa, meski tetap disarankan uji coba lebih dulu sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.

Berapa harga Zoho Workplace di Indonesia? Paket Standard berada di kisaran Rp41.000 dan Professional sekitar Rp82.000 per pengguna per bulan dengan penagihan tahunan, sudah dalam Rupiah dan tidak mengikuti fluktuasi nilai tukar.

Bagaimana proses migrasi dari Google Workspace ke Zoho Workplace? Zoho menyediakan alat migrasi untuk email, kontak, dan kalender, plus pendampingan teknis untuk organisasi di atas 50 pengguna. Kedua sistem bisa berjalan bersamaan selama masa transisi. Cara paling murah menilai kecocokan adalah menjalankan uji coba enam sampai delapan minggu pada satu departemen terlebih dulu. Perusahaan yang ingin mengukur sendiri bisa memulai dari uji coba gratis di halaman paket harga Zoho Workplace, lalu membandingkan hasilnya dengan kondisi yang berjalan hari ini.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News